Firemní akce získávají
na prestiži a mnoho firem díky nim posiluje nejen firemní kulturu, ale
nastoluje i vzájemné vztahy mezi vedením a zaměstnanci, posiluje loajalitu, ale
také získává cenný pohled na firmu zezdola, od samotných zaměstnanců. Jak
úspěšně zvládnout organizaci velké firemní akce? Co by mělo být předmětem
setkání a na co by se nemělo rozhodně zapomenout? Přečtěte si 5 kroků
k organizaci dokonalého setkání.
Organizace
Při plánování velké akce typu celofiremního republikového
setkání je nutné se rozhodnout, zda vytvoříte interní tým, který se bude
organizací projektu zabývat, nebo si najmete specializovanou agenturu, která
připraví akci na klíč. Výhodou vlastní organizace je možnost změn a hlavně kdo
jiný by měl znát firemní kulturu a zaměstnance lépe než firma samotná?
Termín
Hned zpočátku je vhodné vybrat termín a místo konání akce
v dostatečném předstihu. Termín nesmí kolidovat s celozávodní
dovolenou, státními a jinými svátky. Z tohoto důvodu je výhodné vybírat
termíny mimo hlavní nebo jiné prázdniny, aby bylo možné vybrat hotel
s dostatečnou ubytovací a hlavně volnou kapacitou, protože lukrativní
hotely typu hotelu Praha
Belvedere mohou být rezervovány i rok dopředu.
Pronájem konferenčních prostor
Kromě ubytování je nutné zajistit konferenční sál. Výhodou je vybrat hotel, který má dostatečně velké konferenční prostory v rámci budovy nebo areálu. Je to pohodné pro všechny účastníky i organizátory. Samozřejmostí u konferenčního sálu musí být kvalitní technické zázemí včetně projektoru a audiovizuální techniky, pokrytí vysokorychlostním internetem a možnost cateringu přímo na místě.
Zajištění programu a zábavy
Máte termín, sál i ubytování. Nyní přichází na řadu program
a zajištění doprovodné zábavy. Pro každého je zajímavé něco jiného, proto je
nutné připravit několik variant, např. pro pražské a mimopražské účastníky,
případně pro zahraniční hosty. Současně je vhodné upravit program
s ohledem na strukturu zaměstnanců a jejich preference. Program nesmí být
nudný a otravný, ale měl by informovat, současně motivovat zaměstnance nebo
obchodní partnery k další spolupráci.
Ocenění zaměstnanců
Firmu netvoří tabulky v Excelu ani účetní data a
statistiky, nýbrž zaměstnanci. Na ty byste měli myslet při organizování akce
především. Je proto vhodné jim kromě kvalitního programu a nadstandardního
ubytování připravit i nějaké překvapení. To může být v podobě ocenění,
dárků nebo voucherů na různé služby, případně kombinace zmíněných benefitů.
Zaměstnanci jistě ocení také možnost vyfocení na památku nebo si mohou odvézt
přímo vlastní karikaturu, což odlehčí atmosféru. Tím spíše, když prvním, kdo se
nechá karikovat, bude sám generální ředitel.