5 tipů k organizaci perfektního firemního setkání

Firemní akce získávají na prestiži a mnoho firem díky nim posiluje nejen firemní kulturu, ale nastoluje i vzájemné vztahy mezi vedením a zaměstnanci, posiluje loajalitu, ale také získává cenný pohled na firmu zezdola, od samotných zaměstnanců. Jak úspěšně zvládnout organizaci velké firemní akce? Co by mělo být předmětem setkání a na co by se nemělo rozhodně zapomenout? Přečtěte si 5 kroků k organizaci dokonalého setkání.

Organizace

Při plánování velké akce typu celofiremního republikového setkání je nutné se rozhodnout, zda vytvoříte interní tým, který se bude organizací projektu zabývat, nebo si najmete specializovanou agenturu, která připraví akci na klíč. Výhodou vlastní organizace je možnost změn a hlavně kdo jiný by měl znát firemní kulturu a zaměstnance lépe než firma samotná?

Termín

Hned zpočátku je vhodné vybrat termín a místo konání akce v dostatečném předstihu. Termín nesmí kolidovat s celozávodní dovolenou, státními a jinými svátky. Z tohoto důvodu je výhodné vybírat termíny mimo hlavní nebo jiné prázdniny, aby bylo možné vybrat hotel s dostatečnou ubytovací a hlavně volnou kapacitou, protože lukrativní hotely typu hotelu Praha Belvedere mohou být rezervovány i rok dopředu.

Pronájem konferenčních prostor

Kromě ubytování je nutné zajistit konferenční sál. Výhodou je vybrat hotel, který má dostatečně velké konferenční prostory v rámci budovy nebo areálu. Je to pohodné pro všechny účastníky i organizátory. Samozřejmostí u konferenčního sálu musí být kvalitní technické zázemí včetně projektoru a audiovizuální techniky, pokrytí vysokorychlostním internetem a možnost cateringu přímo na místě.

Zajištění programu a zábavy

Máte termín, sál i ubytování. Nyní přichází na řadu program a zajištění doprovodné zábavy. Pro každého je zajímavé něco jiného, proto je nutné připravit několik variant, např. pro pražské a mimopražské účastníky, případně pro zahraniční hosty. Současně je vhodné upravit program s ohledem na strukturu zaměstnanců a jejich preference. Program nesmí být nudný a otravný, ale měl by informovat, současně motivovat zaměstnance nebo obchodní partnery k další spolupráci.

Ocenění zaměstnanců

Firmu netvoří tabulky v Excelu ani účetní data a statistiky, nýbrž zaměstnanci. Na ty byste měli myslet při organizování akce především. Je proto vhodné jim kromě kvalitního programu a nadstandardního ubytování připravit i nějaké překvapení. To může být v podobě ocenění, dárků nebo voucherů na různé služby, případně kombinace zmíněných benefitů. Zaměstnanci jistě ocení také možnost vyfocení na památku nebo si mohou odvézt přímo vlastní karikaturu, což odlehčí atmosféru. Tím spíše, když prvním, kdo se nechá karikovat, bude sám generální ředitel.